Setup quán cafe cần lưu ý gì? Quy trình set up quán cafe chi tiết nhất

24-09-2023
By. CMO Aromi

Kinh doanh quán cafe đang là xu hướng hiện nay của nhiều bạn trẻ. Tuy nhiên việc setup quán cafe lại không hề đơn giản đối với người mới bắt đầu. Hiểu được điều này, Aromi sẽ giúp bạn tổng hợp những kinh nghiệm hay, bổ ích ngay trong bài viết này. 

Tìm hiểu về chi phí setup quán cafe 

Có thể nói chi phí setup quán cafe khá tốn kém đặc biệt là giai đoạn thiết kế kiến trúc và mua sắm nội thất. Có 2 loại chi phí bao gồm chi phí cố định và chi phí duy trì.

Chi phí cố định: 

Chi phí cố định là khoản tiền cọc mặt bằng, thiết kế và thi công nội ngoại thất, máy móc, vật dụng pha chế, chi phí nhân công…

Chi phí cố định bao gồm các chi phí sau: 

Chi phí thuê mặt bằng: bao gồm tiền thuê mặt bằng tối thiểu 6 tháng, chi phí thiết kế - thi công mặt bằng, chi phí sửa chữa mặt bằng, chi phí lắp đặt điện nước.

Chi phí đầu tư các trang thiết bị: bạn phải bỏ số tiền khá lớn để đầu tư các trang thiết bị cần thiết như bàn ghế, tủ lạnh, máy pha cà phê, máy xay sinh tố, máy xay cà phê, máy đánh kem, bình lắc, hệ thống đèn chiếu sáng, các vật dụng ăn uống (ly, cốc, muỗng, dĩa, thìa, đĩa, ống hút…), vật dụng vệ sinh, máy POS bán hàng. 

Chi phí nguyên liệu pha chế: những nguyên liệu pha chế thường dùng là cafe (hạt hoặc xay sẵn), trà, siro, sữa… Các loại nguyên liệu, thực phẩm để chế biến các món điểm tâm nếu có. Tuy nhiên, chi phí nguyên liệu chỉ chiếm 20% tổng doanh thu.

Các loại chi phí khác: chi phí thuê nhân viên và chi phí trang trí quán.

Chi phí duy trì quán cafe:

Chi phí duy trì là chi phí mặt bằng hàng tháng, chi phí điện nước, Internet, nguyên liệu pha chế, chi phí marketing, lương nhân viên,...

Chi phí duy trì là những khoản chi giúp quán kinh doanh ổn định tối thiểu 3 tháng kể từ khi kinh doanh dù chưa có nhiều doanh thu hoặc thậm chí không có doanh thu.

Chi phí bao gồm các khoản như sau: 

  • Chi phí điện, nước, internet
  • Chi phí đồng phục nhân viên
  • Chi phí marketing, quảng cáo

Các loại chi phí trên có thể thay đổi phụ thuộc mặt bằng, vị trí kinh doanh và các tiềm năng kinh tế khác cũng như tùy thuộc vào thương hiệu, chất lượng và chức năng của thiết bị mà bạn muốn sử dụng…. Bạn nên tìm hiểu kỹ và lập một kế hoạch tài chính cẩn thận trước khi mở quán cafe.

Xem ngay: Top 3 phong cách thiết kế nội thất quán cafe đẹp, độc đáo

Setup quán cafe

Quy trình setup quán cafe  

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Xác định khách hàng mục tiêu rất quan trọng để định hình chiến lược kinh doanh và marketing cho quán cafe của bạn. 

Tất cả từ cách trang trí, setup không gian quán đến menu đều khác biệt. Nếu là người trẻ, năng động thì bạn có thể chọn cách trang trí quán với những hình vẽ độc đáo và ấn tượng nhiều màu sắc. Ngược lại, đối với những người hướng nội, thích sự đơn giản thì bạn nên lên ý tưởng cho quán cafe về sự đơn giản nhưng tinh tế. 

Menu đồ uống cũng cần phù hợp với đối tượng khách hàng mà bạn hướng đến. Bạn phải tìm hiểu kỹ những sở thích của họ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng của bạn càng nhiều càng tốt. 

 Xác định khách hàng mục tiêu

Xây dựng Menu quán cafe 

Menu quán cafe phản ánh phong cách và giá trị của bạn, nên tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm độc đáo và chất lượng cho khách hàng. 

Các bước xây dựng menu quán cafe như sau: 

  • Lên menu đồ uống trong quán cà phê
  • Lên list trang thiết bị - dụng cụ quầy bar
  • Lên công thức pha chế chuẩn các món 
  • Lên danh sách giá bán dự kiến
  • Tính cost chi tiết các món 
  • Tíng % lợi nhuận theo giá bán
  • Lên danh sách nhà cung ứng nguyên vật liệu 

Xây dựng menu cho quán cafe 

Đào tạo nhân viên 

Chất lượng phục vụ, chăm sóc khách hàng của nhân viên cũng như thái độ phục vụ là điểm để giữ chân khách hàng. Đào tạo nhân viên quán là một phần quan trọng để đảm bảo họ có kiến thức, kỹ năng, và thái độ phục vụ tốt. 

Khi mới tuyển nhân viên bạn cần đào tạo những quy trình phục vụ khách cụ thể như cách chào đón, tạm biệt khách hàng, cách đưa menu, giới thiệu món. Cách phục vụ đồ uống, đồ ăn đến bàn, thái độ khi tiếp xúc với khách hàng… Để đảm bảo khách hàng luôn vui vẻ, hài lòng khi đến và khi bước ra khỏi quán. 

Đào tạo nhân viên

Xem ngay: Xu hướng thiết kế quầy bar cafe đẹp độc đáo mới nhất 2023

Quản lý và vận hành quán cafe 

Để tận dụng được nhân viên giỏi bạn phải có hệ thống quản lý tốt. Khi setup quán cafe, việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý ( đặc biệt là phần mềm quản lý nhân viên) là vô cùng quan trọng, bởi vì: 

  • Tính lương rõ ràng ràng theo từng ca làm việc, chia đều tiền hoa hồng, tiền tip. 
  • Giảm thiểu tối đa sức cho nhân viên thông qua hệ thống order trực tiếp đến quầy thu ngân và xuống bếp.
  • Phân quyền nhân viên thành nhiều cấp độ, từng khâu theo từng chức năng. 
  • Quản lý nhân viên theo tài khoản, dễ dàng đối chứng khi có sai sót, thưởng phạt chính xác, công bằng. 

Marketing cho quán cà phê

Marketing là hình thức tiếp cận khách hàng nhanh chóng và hiệu quả từ đó mang lại doanh thu cho quán. Cho dù bạn kinh doanh quán cafe với mô hình lớn hay nhỏ thì việc marketing cho quán đều rất cần thiết. 

Thời đại 4.0 và truyền thông lên ngôi, bạn nên tận dụng tối đa các công cụ cũng như phương thức marketing hiệu quả như sau:

  • Đầu tư thiết kế bộ nhận diện thương hiệu như: Logo, Menu, Cardvisit, đồng phục nhân viên, biển tên…
  • Đầu tư card, thẻ vip, tích lũy số lần, standee tại quán 
  • Chụp ảnh, quay chụp đồ uống đặc trưng thật bắt mắt
  • Xây dựng và phát triển Fanpage, chạy event khai trương cùng nhiều chương trình khủng. 
  • Phủ review lên các site review ẩm thực 
  • Booking review lên các kênh ẩm thực khác

Marketing cho quán cà phê 

Thiết kế nội thất, không gian theo ý tưởng mở quán cà phê

Lựa chọn phong cách và vẻ ngoài khi setup quán cafe 

Trước khi setup quán cafe, bạn cần phải xác định mô hình - phong cách. quan trọng bạn phải xác định đối tượng khách hàng mà quán sẽ phục vụ là nhóm người như thế nào từ đó phong cách của quán mà bạn muốn truyền tải đến khách hàng. Quán cafe có thể theo phong cách hiện đại, cổ điển, vintage, hoặc thậm chí là phong cách độc đáo riêng của bạn. 

Ngay từ khi bắt đầu setup quán cafe bạn nên tạo nên một bề ngoài thu hút khách hàng bằng cách chú trọng vào cửa, biển hiệu, hay bảng menu ngoài trời… Để hiệu quả hơn bạn cần bố trí không gian ngoài trời sao cho thuận tiện và hấp dẫn khách hàng có thể dừng lại và tận hưởng không gian của quán. 

Về nội thất và trang trí

Nên lựa chọn nội thất phù hợp với phong cách và không gian quán. Chọn ánh sáng phù hợp tạo cảm giác gần gũi và ấm áp. 

Việc lựa chọn phong cách và vẻ bề ngoài của quán cafe là một quá trình quan trọng để tạo nên sự hấp dẫn và tạo dựng thương hiệu cho quán của bạn, tạo nên dấu ấn trong lòng khách hàng.

Cách setup quán cà phê  

Có 2 loại mô hình bạn cần cân nhắc thật kỹ trước khi kinh doanh loại mô hình này

  • Mô hình cafe sân vườn: Đòi hỏi chi phí đầu tư mặt bằng, thi công lớn, nhất là ở các khu vực đô thị. Nếu tiềm lực tài chính không mạnh, quản lý không chắc bạn sẽ gặp phải rất nhiều rủi ro. 
  • Mô hình cafe theo trend: Ví dụ như cafe thú cưng, cafe băng hay cafe toilet. Đây là những mô hình “sớm nở chóng tàn”. Khách abn đầu có thể đông nhưng càng về sau sẽ càng vắng. Bạn nên cân nhắc thật kỹ trước khi đầu tư. 

Lưu ý với 2 mô hình cafe “sớm nở chóng tàn” 

Xem ngay: Vật liệu trang trí quán cafe nào được ứng dụng nhiều nhất hiện nay?

Các bước setup quán cafe 

Để kinh doanh quán cafe thành công, lợi nhuận cao thì cần phải có kế hoạch bài bản và chi tiết, đồng thời còn phải có kiến thức và kinh nghiệm. Sau đây là 9 bước setup quán cafe mà bạn nên bước khi bắt đầu setup quán cafe cho riêng mình:

  • Bước 1: Dự kiến ngân sách và đối tượng khách hàng hướng đến 
  • Bước 2: Xác định phong cách setup quán cafe phù hợp 
  • Bước 3: Lựa chọn mặt bằng setup quán cafe hợp lý
  • Bước 4: Setup quán cafe độc đáo, theo phong cách riêng
  • Bước 5: Xây dựng menu món uống đa dạng
  • Bước 6: Tuyển dụng và đao đào tạo nhân viên
  • Bước 7: Setup quán với hệ thống quản lý chuyên nghiệp 
  • Bước 8: Lên chiến lược Marketing cho quán 
  • Bước 9: Setup quán cafe kinh doanh 

Kinh nghiệm setup quán cafe nhỏ

Lập bảng kế hoạch: 

Bạn cần lập một bản kế hoạch chi tiết và rõ ràng. Một kế hoạch rõ ràng và chi tiết sẽ giúp bạn tối thiểu được kinh phí và hạn chế xuất hiện những khoản phát sinh “từ trên trời rơi xuống” khiến ngân sách ban đầu bị hao hụt. 

Khảo sát địa điểm: 

Ngoài việc nghiên cứu đối tượng khách hàng mục tiêu, bạn cũng nên dành thời gian khảo sát địa điểm và lượng khách hàng khu vực kinh doanh. Địa điểm có thuận lợi cho xe cộ đi lại hay không? Lượng khách trung bình ghé vào các quán cafe là bao nhiêu? … 

Tuy nhiên, mỗi người sẽ có một thời vận riêng cũng như phương thức kinh doanh khác nhau, dẫn đến thu hút khách hàng nhất định đến dù điều kiện xung quanh có thể chưa được tốt lắm. 

Lựa chọn loại hình - thi công: 

Đối với loại hình quán cafe nhỏ bạn nên chọn những đơn vị thi công tầm trung để tiết kiệm chi phí. 

Mua sắm thiết bị nội thất: 

Nên quan tâm đến yếu tố chất lượng sản phẩm. Nội thất bền sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí sửa chữa, vệ sinh và tân trang lại thường xuyên. 

Lựa chọn nguyên vật liệu - nguồn cung: 

Chọn nhà cung cấp uy tín được nhiều nơi tin dùng. Linh hoạt trong việc tìm kiếm nhiều nguồn cung khác nhau để xoay vòng khi bất chợt nhà cung ứng chính của bạn hết hàng. 

Thiết lập menu sao cho phù hợp với khách hàng và trình độ chế biến của nhân viên. Nên ưu tiên sự hài hòa giữa các món với nhau, không nên nhồi nhét quá nhiều thức uống, đồ ăn vặt, trái cây hay bánh ngọt vào menu.

Chuẩn bị giấy phép kinh doanh: 

Kinh doanh lĩnh vực ăn uống cần chú ý đến vấn đề vệ sinh và an toàn thực phẩm. Vì vậy sau khi được chứng nhận đạt tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm thì bạn cũng phải giữ quán luôn sạch sẽ, thường xuyên vệ sinh, nhất là khu vực bếp/ pha chế/ kho. Vừa đảm bảo an toàn cho khách hàng khi đến quán vừa tránh bị phạt không cần thiết vào những đợt kiểm tra của cục. 

Setup quán cafe đẹp

Trên đây là tất cả những kinh nghiệm, các bước setup quán cafe cho người mới bắt đầu mà Aromi muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ đem đến những thông tin cần thiết giúp bạn trong quá trình nghiên cứu và thiết kế quán cafe của riêng mình. 

Xem ngay: Top 3 mẫu thiết kế quán cafe góc 2 mặt tiền phổ biến

Avatar của CMO Aromi

Tác giả: CMO Aromi

Email: cuongmtc.mk@gmail.com

Website: https://aromi.vn/

Tiểu sử: KTS Bùi Duy Anh - Founder & CEO của Công ty Cổ phần thiết kế nội thất Aromi. Tác giả Bùi Duy Anh phụ trách viết bài chuyên môn chia sẻ kinh nghiệm với kiến thức chuyên gia nhiều năm về ngành thiết kế, sản xuất – thi công nội thất, xây dựng tổng thể cho các công trình thương mại spa, massage, thẩm mỹ viện, coffee, nhà hàng, shop, văn phòng, tòa nhà, công trình dân dụng…. trên toàn quốc.

Chúng Tôi Luôn Sẵn Sàng Cùng Khách Hàng.
Liên Hệ Aromi